Management des parties prenantes : cartographie, analyse et stratégie d’engagement

À l’issue de la formation, les participants seront capables de :

• comprendre les enjeux du management des parties prenantes ;
• distinguer les parties prenantes internes et externes ;
• identifier les acteurs concernés par une activité, une décision ou un projet ;
• analyser leurs besoins, leurs attentes et leurs intérêts ;
• évaluer leur pouvoir, leur influence et leur niveau d’intérêt ;
• construire une cartographie des parties prenantes ;
• hiérarchiser les acteurs selon des critères pertinents ;
• identifier les risques et les opportunités liés aux relations avec les parties prenantes ;
• sélectionner une stratégie d’engagement adaptée à chaque catégorie d’acteurs ;
• définir les modalités de communication, de consultation et de participation ;
• construire un plan d’engagement opérationnel ;
• définir des indicateurs de suivi de la relation avec les parties prenantes.

Cette formation s’adresse notamment aux :

• dirigeants et membres de comités de direction ;
• responsables de la stratégie et du développement ;
• responsables de projets et chefs de projet ;
• managers et responsables de services ;
• responsables qualité, environnement, RSE ou QSE ;
• responsables de la communication et des relations institutionnelles ;
• responsables des ressources humaines ;
• pilotes de processus ;
• consultants et conseillers en management ;
• responsables d’organismes publics, privés, éducatifs ou associatifs ;
• collaborateurs chargés de développer ou de suivre des partenariats.

Aucun prérequis technique particulier n’est exigé.

Une connaissance générale du fonctionnement de l’organisation, de ses activités, de ses partenaires et de son environnement facilitera les travaux pratiques.

Pour une formation intra-entreprise, les participants peuvent préparer une première liste des acteurs internes et externes en relation avec leur organisme, sans communiquer d’informations confidentielles.

Jour 1 — Identifier, analyser et cartographier les parties prenantes

• Comprendre la notion de partie prenante.
• Distinguer partie prenante, partenaire, bénéficiaire, client et partie intéressée.
• Comprendre l’importance des parties prenantes dans la stratégie et la gouvernance.
• Identifier les conséquences d’une mauvaise prise en compte des acteurs concernés.
• Définir le périmètre de l’analyse : organisation, activité, processus, projet ou décision.
• Identifier les parties prenantes internes.
• Identifier les parties prenantes externes.
• Utiliser différentes sources pour établir une liste complète des acteurs.
• Regrouper les parties prenantes par catégories cohérentes.
• Identifier les relations directes et indirectes.
• Repérer les parties prenantes visibles et les acteurs moins évidents.
• Déterminer les besoins et attentes associés à chaque acteur.
• Distinguer les attentes exprimées, implicites et potentielles.
• Analyser les intérêts, les préoccupations et les contraintes.
• Identifier les divergences et les convergences d’intérêts.

Pause

• Définir des critères d’analyse adaptés au contexte.
• Évaluer le niveau d’intérêt de chaque partie prenante.
• Évaluer son pouvoir et sa capacité d’influence.
• Examiner son niveau d’impact sur l’organisation ou le projet.
• Évaluer l’attitude de la partie prenante : soutien, neutralité, opposition ou indécision.
• Identifier les dépendances entre les acteurs.
• Utiliser la matrice pouvoir-intérêt.
• Comprendre la matrice influence-impact.
• Positionner les parties prenantes dans les différentes zones de la matrice.
• Distinguer les acteurs à surveiller, informer, satisfaire ou impliquer étroitement.
• Hiérarchiser les parties prenantes selon leur importance.
• Identifier les risques liés aux attentes non satisfaites.
• Identifier les opportunités de coopération et de création de valeur.
• Construire une première cartographie à partir d’un cas pratique.
• Présenter et analyser les résultats obtenus.
• Synthétiser les acquis de la première journée.

Jour 2 — Construire la stratégie d’engagement et le plan d’action

• Comprendre les différents niveaux d’engagement des parties prenantes.
• Distinguer information, consultation, concertation, participation et collaboration.
• Adapter le niveau d’engagement à l’importance de chaque acteur.
• Déterminer les objectifs de la relation.
• Identifier les messages à communiquer.
• Choisir les canaux de communication appropriés.
• Définir la fréquence et les responsabilités de communication.
• Adapter le langage et les supports aux caractéristiques des parties prenantes.
• Préparer une consultation ou un entretien avec une partie prenante.
• Concevoir un questionnaire de recueil des besoins et attentes.
• Organiser une réunion, un atelier ou un groupe de concertation.
• Assurer la traçabilité des échanges et des décisions.
• Prendre en compte les observations et les retours reçus.
• Gérer les attentes contradictoires.
• Prévenir les incompréhensions et les tensions.
• Développer une relation fondée sur la confiance et la transparence.

Pause

• Définir une stratégie adaptée à chaque catégorie de parties prenantes.
• Élaborer des actions pour les acteurs à forte influence et fort intérêt.
• Maintenir la satisfaction des acteurs à forte influence et faible intérêt.
• Informer régulièrement les acteurs fortement intéressés.
• Organiser une surveillance adaptée des acteurs moins prioritaires.
• Identifier les actions de mobilisation des alliés.
• Préparer la gestion des oppositions et des résistances.
• Construire un plan d’engagement des parties prenantes.
• Définir les actions, les responsables et les échéances.
• Identifier les ressources nécessaires.
• Définir les résultats attendus.
• Sélectionner des indicateurs de suivi.
• Mesurer la qualité des relations et le niveau de satisfaction.
• Actualiser périodiquement la cartographie.
• Intégrer l’analyse des parties prenantes dans la planification stratégique.
• Traiter une étude de cas complète.
• Présenter et défendre la stratégie d’engagement proposée.
• Évaluer les acquis de la formation.
• Formaliser les actions à engager après la formation.

La formation repose sur une pédagogie active permettant aux participants de construire progressivement leurs propres outils.

Elle alterne :

• apports conceptuels et méthodologiques ;
• exemples issus de différents secteurs ;
• échanges d’expériences entre les participants ;
• exercices d’identification des parties prenantes ;
• travaux de groupe ;
• construction de matrices pouvoir-intérêt et influence-impact ;
• analyse des besoins, attentes et positions des acteurs ;
• simulations de consultation et de communication ;
• étude de cas progressive ;
• construction d’un plan d’engagement ;
• présentation et discussion des productions ;
• utilisation de modèles directement réutilisables.

La formation peut être organisée en présentiel, à distance ou en format intra-entreprise.

La durée totale est de 12 heures réparties sur deux jours, à raison de 6 heures de formation par jour, hors pause.

Une évaluation diagnostique peut être organisée au démarrage afin d’identifier les connaissances initiales et les attentes des participants.

L’évaluation des acquis repose sur :

• des questions de vérification ;
• des exercices d’identification et de classification ;
• la construction d’une cartographie des parties prenantes ;
• l’utilisation des matrices d’analyse ;
• l’élaboration d’une stratégie d’engagement ;
• la préparation d’un plan d’action ;
• une étude de cas complète ;
• une présentation des résultats ;
• une évaluation finale.

Les participants reçoivent notamment :

• un modèle de registre des parties prenantes ;
• une matrice pouvoir-intérêt ;
• une matrice influence-impact ;
• une grille d’analyse des besoins et attentes ;
• un modèle de plan de communication ;
• un modèle de plan d’engagement ;
• une grille d’indicateurs de suivi.

Une attestation de participation est délivrée aux participants ayant suivi l’ensemble du parcours et réalisé les activités d’évaluation.

Dans le cadre d’une formation intra-entreprise, les exercices peuvent être adaptés aux parties prenantes, aux projets et aux enjeux réels de l’organisme, sous réserve du respect de la confidentialité.